绘制步骤
- 确定层级关系
- 明确项目目标与主要职能：首先要对项目的目标和主要职能进行梳理，如果是一个软件开发项目，主要职能可能包括需求分析、设计、编码、测试等,这些职能通常对应着不同的层级或部门。
- 划分层级：根据职能的重要性和职责范围，划分出不同的层级，常见的层级有项目管理层、项目经理层、技术专家层、开发团队层、质量保证层等，项目管理层负责制定项目战略方向和资源分配，处于较高层级；而开发团队层则具体执行任务,处于相对较低的层级。
- 识别角色与职责
- 列出关键角色：针对每个层级，确定需要的关键角色，以建筑项目为例，在项目管理层可能有项目总监，负责整个项目的统筹规划；在技术专家层可能有结构工程师,负责建筑结构的设计和审核。
- 明确职责范围：详细描述每个角色的职责，软件项目中的测试人员，其职责包括编写测试用例、执行测试计划、发现并记录软件缺陷等。
- 安排人员到角色
- 了解人员技能与经验：对项目团队成员的技能、经验和专业背景进行评估，在一个市场营销项目中，具有数据分析经验的成员可以安排到市场调研的角色,擅长创意设计的成员可以负责广告制作部分。
- 将人员分配到合适角色：根据人员的能力，将其分配到相应的角色中，确保每个角色都有合适的人员担任,并且人员的能力和职责相匹配。
- 建立联系与汇报关系
- 确定汇报线：明确每个角色向谁汇报工作，下级角色向上级角色汇报，在软件开发项目中，程序员向开发小组组长汇报,开发小组组长向项目经理汇报。
- 表示沟通关系：除了汇报关系外，还要考虑其他沟通关系，如质量保证人员可能需要和开发团队、项目管理团队等多个角色进行沟通，这种沟通关系可以用线条（如实线表示频繁沟通，虚线表示偶尔沟通）来表示。
- 绘制图表
- 选择工具：可以使用专业的绘图工具，如Microsoft Visio、Lucidchart、Draw.io等，也可以使用办公软件中的绘图功能,如Excel或PowerPoint。
- 布局设计：按照从上到下（表示层级从高到低）或从左到右（表示工作流程顺序）的方式布局，通常最高层级（如项目管理层）放在顶部或左侧，然后依次向下或向右排列其他层级和角色，使用不同的形状来区分不同的角色类型，用矩形表示普通员工，用菱形表示管理人员等，为每个角色添加名称、职责等相关信息。
- 检查与完善
- 检查准确性：检查组织架构图中的角色、职责、汇报关系等信息是否准确无误,确保没有遗漏重要角色或信息错误。
- 优化布局与可读性：调整图表的布局，使其更加清晰易读，避免线条交叉混乱，可以适当调整角色的位置或使用分层的方式展示，添加图例、标题和注释等信息,增强图表的理解性。
要点
- 清晰性原则
- 简单易懂的图形语言：使用简单明了的图形和符号来表示角色、层级和关系，避免使用过于复杂的图形或过多的装饰,以免干扰读者对核心信息的理解。
- 明确的层级划分：清晰地划分不同层级，使读者能够一眼看出项目的组织结构是扁平化还是层级化，以及各个层级之间的关系,通过加大不同层级之间的间距或者使用不同的颜色来突出显示。
- 简洁的文字说明：在每个角色或部门旁边添加简短的文字说明，包括角色名称、主要职责等关键信息，文字要简洁扼要,避免冗长的描述。
- 完整性原则
- 包含所有关键角色：确保组织架构图中涵盖了项目开展所需的所有关键角色，不能遗漏重要的管理岗位、技术岗位或其他支持岗位，在一个大型活动策划项目中，除了活动策划、执行等常规角色外，还需要包括场地租赁、设备管理等支持角色。
- 体现全部工作流程环节：完整地展示项目从启动到结束的整个工作流程所涉及的各个环节对应的角色，以产品研发项目为例，不仅要有研发阶段的角色，还要包括前期的市场调研、后期的产品推广等环节的相关角色。
- 准确性原则
- 真实的职责描述：对每个角色的职责描述要准确无误，符合实际工作情况，不能夸大或缩小某个角色的职责范围，以免造成误解，在人力资源项目中，招聘专员的主要职责是筛选简历、组织面试等,不能将其描述成负责整个公司的人力资源管理战略规划。
- 正确的汇报关系：准确地描绘汇报关系，这是保证项目信息流通和决策执行的关键，错误的汇报关系可能导致工作中的混乱和效率低下，财务人员应该向财务经理汇报,而不是向市场部经理汇报。
- 灵活性原则
- 适应项目变化：考虑到项目可能会发生变化，如团队成员的增减、职责的调整等，组织架构图应具有一定的灵活性，能够方便地进行修改和更新，在项目初期可以使用较简单的架构图，随着项目的推进,根据实际情况逐步细化和完善。
- 考虑多种情况：对于一些可能存在多种分工方式或工作流程的情况，可以在组织架构图中适当体现或预留空间，在一个跨部门合作项目中，某些任务可以由不同部门的成员组成的团队来完成,这种情况下可以在架构图中以灵活的方式表示团队成员的组合方式。
